数电票的报销、入账和归档分别该怎么做

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数电票的报销、入账和归档分别该怎么做
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随着数字化时代的到来,数电票(数字化电子发票)的普及与应用已成为财务工作中的重要一环。如何正确地进行数电票的报销、入账和归档,对于确保企业财务的准确性和合规性至关重要。今天,小编就为大家详细解读一下数电票的报销、入账和归档流程。

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数电票如何报销、入账和归档?

先来看看官方给大家梳理的流程模式图:

*此图源自财政部官方文件

具体流程如下:

1. 电子发票、电子凭证的获取和存储:企业通过邮箱下载、税务局网站下载等渠道获取数电票数字签名的XML数据文件。

2. 票据存储:将获取的数电票存储至发票池。对于无报账系统(如报销系统或发票池)支撑文件获取和存储的企事业单位,建议由员工手工下载至本地存储。

3. 文件验签、发票验真:在进行报销入账之前,企业需对接收的带数字签名的XML格式的数电票遵从现有的税收征管要求进行发票查验,以保证发票的真实性。

只有查验成功的发票才可报销入账,企业记录发票的验真、验签信息。

4. 解析XML文档:自行或调用财政部提供的免费电子凭证工具包解析接收的XML文件,并存入发票池。

5. 根据数电票是否是增值税专票,如果是专票则进行5.1和5.2处理。

   ● 5.1 发票抵扣:数电票关联的业务入账后,依据税务总局的要求进行抵扣处理,抵扣确认后保存到发票池,记录发票的抵扣信息。

   ●5.2 进项转出:发票进行抵扣后,企业根据发票用途的转变,进行进项转出处理,并将发票转出信息记录到发票池。

6. 资金支付:对于需要付款类业务,可以由资金系统进行业务处理审批后完成资金支付。信息化较好的企业单位按《数电票标准》的要求根据银行回单回写电子凭证支付状态位信息。

7.会计记账:核算系统根据报销业务信息、数电票的电子凭证信息,同时按照《数电票标准》要求回写电子凭证状态位信息。

8. 归档准备:企业可设定归档前的文件生成准备时机,自行或借助财政部的免费工具包生成电子凭证-入账信息结构化数据文件。

并将记账凭证、报销单、数电票含有数字签名的XML格式电子文件、电子凭证入账信息结构化数据文件等文件打包形成电子会计凭证文件。

9. 会计资料归档:单位需按照财政部的监管要求,按照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》(财政部 档案局令第79号)和《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》(财会〔2020〕6号)的相关要求,参考《电子会计档案管理规范》(DA/T 94—2022)和《行政事业单位一般公共预算支出财务报销电子会计凭证档案管理技术规范》(DA/T 95—2022),将上述电子会计凭证文件进行归档,以备财政部相关监管部门查验。

以上就是小编关于数电票报销、入账和归档流程的详细解读。希望能够对大家在实际工作中有所帮助。当然,如果您还想了解更多实操技能及知识,欢迎登录简单会计网官网会计实操版块查阅相关资料和课程。

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